Holacracia: Reuniones en Holacracia

El libro Holacracia de Brian Robertson no solo aporta una visión diferente a la forma de organizar la empresa sino también a la forma de realizar las cosas por parte de cada trabajador y la interacción entre los mismos. En este artículo voy a centrarme en las reuniones. En Holacracia estas interacciones son las más beneficadas, ¿sabes por qué?

Llegué referido a leer un poco sobre Holacracia por la afición con que Fernando de Sopinet Software hablaba de ello a través de varios medios. Eso me llevó a adquirir el libro de Holacracia y leerlo.

Tras su lectura veo que la ideología es simple. El libro es bastante extenso porque muestra muchos casos y muchos ejemplos de cómo aplicarlo y cómo vencer algunas situaciones habituales que el autor ha encontrado como consultor precisamente implantando Holacracia en empresas. Incluso contempla un capítulo por el que entiendo que haya empresas a las que la Holacracia pueda no ayudarles o servirles.

El autor pone énfasis en las reuniones y no es para menos. Las reuniones como comenté en un artículo de hace algunos años es un agujero negro donde desaparece gran parte de la productividad de una empresa.

Las reuniones en Holacracia tienen una misión muy clara. Hay varios tipos de reuniones y todas se destacan por la figura de un secretario y un orientador. El orientador es un mediador encargado de asegurar el cumplimiento de las reglas y conseguir el fin de la reunión. Cada reunión tiene su propia estructura. Las reuniones de gobernanza están encargadas de definir las funciones y la organización de la empresa. Este enfoque ágil permite corregir errores en el funcionamiento de la empresa definiendo nuevas funciones, eliminando o modificando otras. La frecuencia de las reuniones está pactada y el orden del día se anota nada más comenzar. Tras finalizar el orden del día y hacer un resumen se da por finalizada la reunión.

En estas reuniones lo más llamativo para mi fue la primera ronda de palabra que se realiza. Cada cual puede aportar cómo se siente o las necesidades que tiene a modo de facilitar a los demás su contexto a la hora de interactura y que entiendan su situación. No se permite el diálogo. Cada interlocutor está protegido para expresar lo que necesite expresar y pasar al siguiente. No se juzga a nadie ni se crean debates.

Otro de los puntos es la eliminación del debate abierto propiamente dicho también. Cada propuesta es explicada por quien propone. Se abre turno de preguntas para obtener más información en caso de no haberse entendido bien la propuesta y tras la ronda de preguntas se abre ronda de objeciones. Quien propone tiene potestad para dejar su propuesta tal cual o modificarla acorde a las objeciones del resto. Si quien objeta da por válido el cambio y no hay más objeciones se acepta la propuesta.

Las ventajas de este sistema son el respeto. Considerando la mayoría de reuniones en las que he participado y cómo la mayoría de ellas se terminan llevando al terreno personal o tocando temas que salen del contexto propio de la propuesta el hecho de tener a un orientador que corte todo este infructífero debate y se ciña todo a la propuesta y a obtener un resultado productivo es lo mejor para una empresa.

También me gusta la idea de incluir a un secretario para tomar nota y generar un acta. Esto es algo que siempre se olvida en la mayoría de reuniones normales a las que suelo asistir. Si no se toma nota y se tocan muchos temas finalmente algunos de ellos pueden olvidarse y caer en el olvido teniendo que volver a reunirse para volver a hablar otra vez de lo mismo.

Además de las reuniones de gobernanza hay otras reuniones como las tácticas. Estas reuniones son más operativas y se basan en plantear el trabajo en sí. Estas reuniones se centran en concentrar únicamente a los trabajadores encargados de funciones dentro de un círculo de trabajo concreto. La estructura es similar pero se trata únicamente de dudas y bloqueos. Posibilita la sincronización y priorización de los proyectos en los que trabaja cada participante con función asignada dentro del círculo.

En este caso el preámbulo no solo consiste en decir lo que te aflige sino también los avances del proyecto en el que trabajas. Recordando que no hay posibilidad de réplica. Eso vendrá después. La finalidad de estas reuniones es detectar posibles problemas y bloqueos que no permitan avanzar el trabajo y priorizar tareas para solventarlos.

Al final del libro se menciona la posibilidad de implementar ciertas mejoras en la empresa aunque no se implemente la Holacracia para obtener buenos resultados. Tal y como comenta en ese apartado muchas empresas optan por implementar solo las mejoras referentes a las reuniones y no es de extrañar. Muchas de estas mejoras son lógicas y se entiende por la mejoría posible a obtener con su implementación.

¿Y tú que opinas de estas formas de reunión? ¿Te has planteado mejorar las interacciones laborales en tu oficina? ¿Has medido el tiempo invertido en reuniones frente al nivel productividad obtenido de las mismas? ¿Usas ya Holacracia y has experimentado ya con las reuniones? ¡Déjanos tu comentario!