Reuniones Eficientes

Durante años, en las empresas en las que he estado, siempre ha existido el mismo problema, las reuniones se eternizan, se hablan de muchos temas misceláneos y, tras horas de haber hablado, no se tiene la información clara sobre el tema principal por el que se supone que se organizó la reunión.

Hay muchos libros que hacen mención a la calidad de las reuniones, como comenté en otro artículo anterior (El problema de aprender), libros como el de Richard Templar (Las Reglas del Management) o de Joseph O’Connor y John Seymour (Introducción a la PNL), nos dan claves para organizar una reunión y que no termine siendo una charla entre amigos en la que no se obtienen los acuerdos o intercambios de información esperados.

¿Convocar o no convocar?

Lo primero que hay que pensar, antes de convocar una reunión, es en sí el motivo por el que se convoca la reunión. Pongámonos en el caso de que queremos saber si una venta se ha realizado con los acuerdos pertinentes y el cliente ha sido dado de alta de forma oportuna. En este supuesto, ¿podemos encontrar esta información en una sola fuente?, ¿es necesario un intercambio de información entre varias personas?, ¿se requiere de algún tipo de sincronización?, ¿se requiere de algún tipo de negociación?… si la respuesta a todas estas preguntas (y otras del estilo) es que no, quizás la reunión no sea necesaria.

Muchas de las reuniones que se convocan a lo largo de una semana en la mayoría de empresas tienden a ser meramente informativas. Los organizadores de dichas reuniones son personas que requieren de una información que, seguramente tengan, que seguramente puedan localizar en una sola fuente, pero que necesitan de ese punto de encuentro para mezclar distensión e intercambio de información, fuera del ámbito propio de la convocatoria inicial. Incluso muchas veces, para no pecar de estar fuera del ámbito, se convocan dichas reuniones de forma tan general, que cabe cualquier negociación o intercambio de información.

¿Es lícito convocar reuniones generales de larga extensión?, tiene su sentido si se hace cada cierto tiempo, de forma no muy frecuente. No obstante, cuando una reunión dura más de 30 minutos, es que no se está siguiendo una planificación, o quizás haga falta llevarla a otra fecha, obteniendo más datos, puesto que las negociaciones que se alargan son fruto, siempre, de la especulación.

Orden del día: define el motivo de la reunión

Es importante, una vez se tiene claro que hay que convocar una reunión, tener claros los puntos a tratar en la reunión. Llevarlos escritos, con documentación complementaria, e incluso dar esta información a los participantes unos días antes de mantener la reunión… o unas horas antes si la reunión es importante que se realice lo antes posible.

El objetivo a conseguir, es que todos, al entrar en la sala, sepan lo que se va a hablar y la información que se maneja para, lo antes posible, realizar el intercambio de información pertinente y finalizar lo antes posible la negociación o toma de decisiones.

Asistentes: selecciona a la gente necesaria

Al igual que el orden del día, es importante seleccionar bien a los asistentes que van a conformar el foro de la reunión. Serán susceptibles de ser invitados todos aquellos que puedan aportar, de una forma u otra, con su experiencia o su trabajo, a enriquecer la reunión y hacerla más efectiva.

Es importante también que, en caso de haber sido el que convoca la reunión, se tome el cargo de moderador y se lleva la reunión por los cauces definidos en el orden del día, para no salirse del mismo e intentar que la reunión sea lo más eficiente posible, llegando a las conclusiones en el menor tiempo posible.

Recursos: reparte información antes de comenzar

El intercambio de información puede producirse antes de la reunión a través de informes, documentos, o cualquier tipo de información que pueda ayudar a cada asistente a ser informado sobre la problemática a resolver o el orden de trabajo a realizar antes de entrar en la reunión y proceder a la organización, propiamente dicha, del trabajo.

Los recursos pueden ser documentos escritos de forma concisa, pero realmente, si se quiere ser efectivo en el intercambio de información, que las personas implicadas lo vean y lo entiendan fácilmente, deberá de hacerse de forma gráfica, muy visual. Por ello, mucha gente usa las presentaciones como documentos de apoyo o recursos para una reunión.

Controla el tiempo y las distensiones

En el momento que una reunión comienza, no se hace esperar que, una o dos personas, las que sean más abiertas, comiencen a hablar, durante largo tiempo, sobre experiencias personales, trifulcas con un compañero o cotilleos de pasillo que, espero, no están recogidos en el orden del día.

Este tipo de comportamiento debe de ser cortado y llevado, o minutos antes de comenzar, como momento de relax antes de comenzar a trabajar, o al final, cuando ya se hayan alcanzado los objetivos perseguidos.

No obstante, a lo largo de la reunión, este tipo de misceláneas (o distensiones) aparecerán cada vez que alguien, de forma espontánea, relacione un tema a tratar con otro que no tiene mucho sentido o queda fuera del ámbito de la reunión, no dando información relevante. En estos casos, habría que decir: ¿qué relevancia tiene eso con lo que estamos tratando?; y en caso de que no consiga una explicación válida, se puede decir algo como: ¿podemos tratar eso en otra reunión o al término de esta?

El tiempo debe de ser vigilado, puesto que, aunque no se haya salido del tema, si una explicación, discusión o exposición comienza a extenderse, será hora de decir, ¿podemos extender ese tema en otra reunión con más información al respecto?

Lo importante, es mantener centrada la atención en los temas a tratar, hacerlo de la forma más rápida y concisa, y comprobar que todos los asistentes se quedan con la información necesaria y oportuna, la que necesitaban tener, o la negociación tratada y conforme a todos los presentes.

Recapitula al final

Es importante llegar a una recapitulación donde se sintetice lo acordado y se obtenga un consentimiento de todos los asistentes ante lo dicho y acordado. Esto se puede realizar a modo de acta escrita enviándola al final de la reunión a cada persona… pero la experiencia me dice que, al final, poca gente lee estos actas, por lo que es mejor hacer el resumen de forma oral y que todos afirmen si lo dicho y recogido es lo que se ha hablado, negociado y acordado.

Como siempre, puede haber desacuerdos, gente que tiene una postura frente a un tema, y otros otra confrontada. Al final de la reunión puede que no se haya alcanzado un acuerdo en firme, sino uno que implique condicionantes. Es importante recoger estos condicionantes y enunciar el acuerdo, con los condicionantes a los que está sujeto, y obtener la confirmación de los asistentes de que eso es así. Ya que, incluso en el desacuerdo, puede haber acuerdo :-P

Conclusiones

Realmente… al fin y al cabo… es trabajo. Las reuniones son puntos de encuentro entre personas. Las personas somos animales sociales y tendemos a tratar temas variados, tendemos a entablar conversación de afinidades entre unos y otros y, si las reuniones en el trabajo, se hacen entre amigos, es normal que surja la miscelánea, que surjan las risas y se pierda durante unos momentos el hilo de la conversación principal.

En el peor de los casos, será al revés, en lugar de amigos, habrá gente que guarda rencor a otras personas y, en el momento que se toque un tema en el que una opinión pueda surgir de una de las partes, lo que sería un intercambio de información puede tornarse en una discusión abierta sobre una temática que está fuera de la reunión en curso. Será labor del moderador el cortar el tema de discusión y volver a centrar el tema original… y labor de la jerarquía más alta el solucionar el tema en otra reunión que trate explícitamente de ese problema.

Finalizando, solo me queda decir que, en lo que las reuniones respecta, suerte con ellas :-)